Tietosuojailmoitus

Ylioppilaskunnan käsittelemät henkilötiedot jaetaan seuraaviin ryhmiin:

Opiskelijan tiedot opiskelijarekisteristä
Ylioppilaskunnan hallinnon järjestämisen yhteydessä kerättävät tiedot: Edustajisto, muut luottamustoimet, hallinnon opiskelijaedustajat ja työntekijät
Muu ylioppilaskunnan toiminta ja palvelut

Ylioppilaskunnan toiminnassa noudatetaan Lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sen tuottama tai vastaanottama asiakirja on julkinen, ellei siihen kohdistu erityistä salassapitoperustetta. Asiakirjan julkiseksi tulemisesta säädetään mainitussa laissa.

Evästeet ja IP-osoitteesi verkkosivustollamme

Kun vierailet verkkopalvelussamme, päätelaitteellesi saatetaan tallentaa evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja.

Verkkosivusto asettaa tarvittaessa, esimerkiksi sisäänkirjautumisen tai lomakkeen täyttämisen yhteydessä, teknisiä evästeitä, jotka ovat välttämättömiä sivuston toiminnan kannalta kyseisissä tilanteissa.

Käytämme evästeitä myös kävijöiden seuraamiseen Piwik Pro -palvelun avulla. Palvelun avulla voimme selvittää niitä tapoja, joilla sivuston käyttäjät käyttävät sivustoa, ja kehittää sivuston sisältöä sekä käyttökokemusta paremmaksi. Voit halutessasi kieltää nämä evästeet.

Verkkosivumme tallentavat myös IP-osoitteesi sivuston lokitiedostoihin aina, kun kirjaudut sivuille sisään tai täytät sivustolla olevia lomakkeita (ml. yhteydenottolomake). Tieto IP-osoitteesta säilytetään sivuston lokitiedoissa kuukauden ajan.

Opiskelijan tiedot opiskelijarekisteristä

Käsittelyn tarkoitus

Turun yliopiston ylioppilaskunta on yliopistolailla säädetty julkisoikeudellinen yhteisö, jonka jäseniä ovat kaikki Turun yliopistossa perustutkintoa suorittavat opiskelijat. Ylioppilaskunta voi hyväksyä jäsenikseen myös muita yliopiston opiskelijoita. Yliopisto ylläpitää opiskelijarekisteriä, joka toimii yllämainituin periaattein myös ylioppilaskunnan jäsenrekisterinä. Ylioppilaskunta käyttää erikseen yliopiston kanssa sovittavalla teknisellä yhteydellä opiskelijarekisteriä omien jäsentensä tietojen tarkistamiseen. Tietoja käsitellään ylioppilaskunnan jäsenyyteen liittyvissä asioissa jäsenyyden tarkastamiseen ja yhteydenpidon vuoksi. Tarkoituksena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä palveluiden tehokkuus.

Käsittelyperuste

Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679) tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen sekä ylioppilaskunnan ja Turun yliopiston väliseen sopimukseen tietojen luovuttamisesta ja käyttämisestä.

jäsenmaksun suorittaminen: YliopistoL (558/2009) 46 §
vaalikelpoisuuden tarkistaminen edustajiston vaaleissa sekä edustajistoon valittujen kohdalla edustajistokauden aikana
- EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
- YliopistoL (558/2009) 46.6 §
- YliopistoA (770/2009) 4 §
- EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. a): rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
jäsenten merkitsemiseksi edustajistovaalien vaaliluetteloon (äänioikeus):
- EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
- YliopistoL (558/2009) 46.6 §
- YliopistoA (770/2009) 4 §
kelpoisuuden tarkistaminen edustaa opiskelijoita yliopiston hallinnon toimielimissä valittaessa sekä hallintokauden aikana:
- EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. e): käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
- EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
- YliopistoL (558/2009) 46.2 §
palveluiden tehokkuuden varmistamiseksi, kun jäsenille lähetetään tarvittaessa postitse opiskelijakortteja, Turun ylioppilaslehti, huomionosoituksia, pinssejä, todistuksia työsuhteista tai luottamustoimista suostumus:
- EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. a): rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
- EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
- EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. f): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi
- TyösopimusL (55/2001) 6 Luku 7 §

Yhteyshenkilö

Ylioppilaskunnan pääsihteeri (tyy-paasihteeri@utu.fi)

Henkilötietoryhmät

Ylioppilaskunta käsittelee opiskelijarekisterin kautta seuraavia tietoja: nimi, osoite, syntymäaika, opiskelijanumero, puhelinnumero, utu-tunnus, ylioppilaskunnan jäsenyys, tutkinto-oikeudet

Tietojen alkuperä: Yliopiston ylläpitämä opiskelijarekisteri , opiskelijan itsensä antamat tiedot
Säilytysaika: Ylioppilaskunta ei tallenna tietoja, ainoastaan käsittelee niitä.
Tietoja käsittelevät ylioppilaskunnan toimihenkilöt.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

Kaikki tietojen oikaisuun tai poistamiseen liittyvät vaatimukset on osoitettava Turun yliopistolle. Ylioppilaskunnan jäsenellä ei ole oikeutta vaatia tietojensa luovuttamisen rajoituksia ylioppilaskunnalle.

Jos käsittely perusteena on tietosuoja-asetuksen 6.1 artiklan e) alakohta yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen, taikka f alakohta oikeutetut edut:

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Ylioppilaskunta ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Turun yliopiston tietosuojavaltuutettu: dpo@utu.fi

Ilmoitusmahdollisuus tietosuojavaltuutetun verkkosivuilla: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Ylioppilaskunta ei pääasiassa säilytä tietoja, vaan ainoastaan käsittelee niitä. Käsittely tapahtuu suojatulla yhteydellä yliopiston opiskelijarekisteriin. Tietoja voidaan tarvittaessa tallentaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja käsitellään, tallennetaan ja siirretään ainoastaan yliopiston omilla teknisillä tiedonsiirtovälineillä.

Ylioppilaskunnan hallinnon järjestämisen yhteydessä kerättävät tiedot

1. Edustajisto

Käsittelyn tarkoitus

Edustajisto käyttää ylioppilaskunnan ylintä päätösvaltaa. Edustajistoon ehdolla olevan ylioppilaskunnan jäsenen tietoja käytetään kaikille ylioppilaskunnan jäsenille avoimien vaalien järjestämiseen. Vaalituloksen perusteella muodostetaan edustajisto varajäsenineen. Valitun edustajiston tietoja käytetään edustajiston ja sen edustajistoryhmien toiminnan järjestämisteen. Edustajiston kokousten osallistujien sukupuolijakauma tilastoidaan.

Käsittelyperuste

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

Yliopistolain 46.6 § ja yliopistoasetuksen 4 §.

Ehdokkaan tai edustajiston jäsenen mahdollisen poliittisen mielipiteen osalta tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan e) alakohta: käsittely koskee henkilötietoja, jotka rekisteröity on nimenomaisesti saattanut julkisiksi

Yhteyshenkilö

Ylioppilaskunnan pääsihteeri tyy-paasihteeri@utu.fi.

Henkilötietoryhmät

Nimi, vaaliliitto, syntymäaika, sukupuoli, opiskelijanumero, tiedekunta, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite (utu-tunnus). Edustajiston jäsenlistassa on tiedot vaalituloksesta ehdokkaittain ja vaaliliitoittain. Listaan merkitään myös edustajien itse ilmoittamat esteet osallistua tiettynä aikavälinä edustajiston kokouksiin.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Edustajistoon hakevien nimet, vaaliliitot ja tiedekunnat julkaistaan osoitteessa tyy.fi. Yhteystietoihin on pääsy vaalien järjestämiseen osallistuvilla. Edustajiston jäsenlista on julkaistu osoitteessa tyy.fi ja edustajiston kokoukset streamataan internetissä kaikkien nähtäville. Edustajiston jäsenten tietoja luovutetaan edustajistoryhmien käyttöön. Edustajiston toiminnassa noudatetaan julkisuuslakia.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Jos tietoja siirretään kolmansiin maihin, siitä ilmoitetaan tietoja kerättäessä. Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään edustajiston kauden ajan. Ehdokasyhdistelmät, keskusvaalilautakunnan kokousten dokumentit ja edustajiston kokousten dokumentit arkistoidaan pysyvästi. Edustajiston kokouksien nauhoitteita internetissä säilytetään päätöksenteon avoimuuden vuoksi toistaiseksi.

2. Muut luottamushenkilöt

Käsittelyn tarkoitukset:

Ylioppilaskunnan itsehallintoon kuuluu oikeus päättää sisäisen hallinnon järjestämisestä parhaaksi katsotulla tavalla. Toimielinten kokoonpanoista päätettäessä kerätään henkilötietoja hallinnon järjestämiseksi.

Käsittelyperuste

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

Yliopistolain 46.6 § ja yliopistoasetuksen 4 §.

Yhteyshenkilö

Ylioppilaskunnan pääsihteeri tyy-paasihteeri@utu.fi.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, edustajistoryhmä (jos on), sukupuoli, opiskelijanumero, tiedekunta, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite (utu-tunnus), ruokavaliot. Osasta luottamustoimista maksetaan palkkioita. Näissä tapauksissa henkilöistä kerätään palkkion maksuun tarvittavat tiedot: pankkiyhteys, henkilötunnus, verokortti.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät:

Luottamustoimissa toimivien nimet ovat nähtävillä osoitteessa tyy.fi. Muut tiedot ovat ylioppilaskunnan hallintoon osallistuvien käytettävissä.

Tietojen siirto kolmansiin maihin:

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa toimielimen kauden ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio, sisältäen myös hallintoon osallistuneiden tietoja, arkistoidaan pysyvästi.

3. Hallinnon opiskelijaedustajat

Käsittelyn tarkoitukset:

Ylioppilaskunnan lakisääteisiin tehtäviin kuuluu opiskelijoiden edustajien nimeäminen Yliopistolain 3 luvussa tarkoitettuihin yliopiston toimielimiin. Opiskelijaedustajista päätettäessä kerätään henkilötietoja näiden henkilöiden nimeämiseksi ja yhteydenpidon järjestämiseksi. Julkista valtaa käyttävien toimielinten kohdalla sovelletaan tasa-arvolakia.

Käsittelyperuste

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

Yliopistolain 46.2 §.

Yhteyshenkilö

Ylioppilaskunnan pääsihteeri tyy-paasihteeri@utu.fi.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, sukupuoli, opiskelijanumero, tutkinnonsuoritusoikeudet, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite (utu-tunnus).

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät:

Luottamustoimissa toimivien nimet ovat nähtävillä osoitteessa tyy.fi. Muut tiedot ovat ylioppilaskunnan hallintoon osallistuvien käytettävissä.

Tietojen siirto kolmansiin maihin:

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa toimielimen kauden ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio, sisältäen myös hallinnon opiskelijaedustajina toimineiden tietoja, arkistoidaan pysyvästi.

4. Työntekijät

Käsittelyn tarkoitukset:

Työsuhteisiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi työntekijöistä kerätään ja säilytetään henkilötietoja.

Käsittelyperuste

Työsuhteisiin liittyvät lakisääteiset velvoitteet. Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohdat b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä ja c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Erityisten henkilötietoryhmien osalta 9 artiklan 2 kohdan b) alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan ja sosiaalisen suojelun alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisessa työehtosopimuksessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista.

Yhteyshenkilö

Ylioppilaskunnan pääsihteeri tyy-paasihteeri@utu.fi.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, ammattiliittoon kuuluminen, ruokavaliot, sairaslomat, pankkiyhteys, verokortti.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät:

Työntekijöiden nimet ja kuvat ovat nähtävillä osoitteessa tyy.fi hallinnon avoimuuden vuoksi. Muut tiedot ovat työnantajan edustajien ja taloushallinnon käytettävissä.

Tietojen siirto kolmansiin maihin:

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään lainsäädännön määräämän ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan työntekijöinä toimineista jää merkintä ylioppilaskunnan arkistoitavaan materiaaliin.

Muu ylioppilaskunnan toiminta ja palvelut

Käsittelyn tarkoitus

Ylioppilaskunta järjestää tapahtumia ja muuta vapaamuotoista toimintaa, vuokraa tiloja ja tavaroita sekä antaa neuvontaa, pitää yhteyttä opiskelijayhdistyksiin ja omiin alumneihinsa, solmii sopimuksia, laatii kyselyitä, ylläpitää sähköpostilistoja ja palkitsee ansioituneita opiskelijoita ja opetushenkilökuntaa. Näiden toimintojen yhteydessä kerättyjä tietoja käytetään käytännön järjestelyjen mahdollisimman tarkoituksenmukaiseksi toteuttamiseksi ja palvelujen tarjoamiseksi.

Käsittelyperusteet kootusti

EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. a): rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. b): käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä

EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. e): käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. f): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi

Henkilötietoryhmät

Ylioppilaskunnan vapaamuotoisessa toiminnassa kerätään tapauskohtaisesti tietoja, jotka ovat tarpeellisia toiminnan kannalta.

Tietojen alkuperä: Henkilöltä itseltään
Säilytysaika: Tapahtuman tai toiminnan päättymiseen tai esimerkiksi mahdollisen osallistujan maksusuorituksen varmistumiseen saakka.
Mahdolliset vastaanottajat: Tapahtuman järjestävät toimijat, tarpeellinen hallintohenkilökunta
Mahdolliset siirrot kolmansiin maihin: Tietoja voidaan tallentaa tai siirtää kolmansiin maihin teknisellä välineellä tarkoituksenmukaisuuden vuoksi.
Julkisuus tai salassapito: Ylioppilaskunnan keräämät tiedot ovat julkisia, ellei niihin kohdistu erityistä salassapitoperustetta.

Käsittelyperusteet ja henkilötietoryhmät

Järjestötiedot: järjestöjen vastuuhenkilöiden tietoja

Peruste: 6 art 1. e): käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi ja f): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi

Tiedot: järjestön hallituksen puheenjohtajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Kerätään myös järjestön sähköpostiosoite ja katu-/postiosoite, jotka voivat olla samat kuin puheenjohtajan tai muun hallituksen jäsenen. Lisäksi kerätään varapuheenjohtajan, taloudenhoitajan, tiedottajan, edunvalvontavastaavan, hyvinvointivastaavan, kansainvälisten asioiden vastaavan, liikuntavastaavan, kulttuurivastaavan, lehtivastaavan, tapahtumavastaavan, tuutorointivastaavan sekä yritysyhteistyövastaavan nimi ja sähköpostiosoite. Lähettäjän IP-osoite tallentuu samalla.

Tapahtumatiedot: osallistujatiedot (koulutuksista ja muista tapahtumista, joista ei peritä maksua. Maksullisissa alla oleva kohta sopimuskumppaneista)

Peruste: 6 art 1. a): rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

allergiatietojen osalta 9 art 2. a): rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten, paitsi jos unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä säädetään, että 1 kohdassa tarkoitettua kieltoa ei voida kumota rekisteröidyn suostumuksella

Tiedot: nimen lisäksi mm. puhelinnumero, mahdollinen järjestö, ruokavaliot; nimi, sähköpostiosoite, ainejärjestö, allergiat ja koulutusala.

Tiedot yhteistyökumppaneista/sopimuskumppaneista: sekä käsittelytoimet että oma lainaustoiminta, omat yhteistyökumppanit

Peruste: 6 art 1. b): käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä

Tiedot: yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tapahtumissa myös ruokavaliot, järjestö ja allergiat, joissain tilanteissa henkilötunnus.

Yhteydenottolomakkeen ja -sähköpostin kautta saadut tiedot

Peruste: 6 art 1. a): rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

Tiedot: nimi, sähköpostiosoite ja yhteydenoton asia. Sama koskee myös oikeusaputoimikunnan palautelomakketta, jossa kysytään kolmella erillisellä kysymyksellä palautetta oikeusaputoimikunnan toiminnasta. Kaikki verkkosivujen lomakkeet tallentavat myös lähettäjän IP-osoitteen.

Palkitsemiset: Vuoden opettaja & opintojakso, supertuutori, ylioppilaskunnan huomionosoitukset

Peruste: 6 art 1. e): käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

Tiedot: ehdotettavan opettajan tai opintojakson (ja sen vastuu henkilön) tietoja sekä esittäjien tietoja, jotta heihin voidaan olla yhteydessä. Huomionosoitusten saajiksi ehdotettujen nimet, sähköpostiosoitteet ja esittäjän perustelut huomionosoitukselle. Aiempina vuosina palkitut merkitään yhteiseen tiedostoon, jolloin "tietokanta" laajenee joka vuosi.

Alumnirekisteri

Peruste: 6 art 1. a): rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

Tiedot: Nimi, sähköpostiosoite, aiemmat tehtävät ylioppilaskunnassa.

Sähköpostilistat

Peruste: 6 art 1. a): rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

Tiedot: sähköpostiosoite ja nimi (nimen antaminen ei ole pakollista ja tämä mainitaan lomakkeella). Lisäksi luodaan salasana ja valitaan kieli.

Kyselyissä annetut tiedot

Peruste: 6 art 1. a): rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

Tiedot: nimensä (vapaaehtoisesti), puhelinnumeronsa ja sähköpostiosoitteensa

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

Ylioppilaskunnan muuhun toimintaan osallistuvalla on oikeus saada itselleen hänestä kerätyt tiedot sekä oikaista niissä mahdollisesti ilmenevät virheet. Tietoja ei voi vaatia poistettavaksi tai niiden käsittelyä rajoitettavaksi niin kauan kuin toiminta kestää ilman, että henkilö samalla luopuu oikeudestaan saada kyseinen palvelu, tuote tai oikeus. Tässäkin tapauksessa kaikki kyseisen henkilön tuohon ajankohtaan mennessä syntyneet sitoumukset pysyvät.

Jos käsittely perusteena on tietosuoja-asetuksen 6.1 artiklan e) alakohta yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen, taikka f alakohta oikeutetut edut:

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa sen ajan kuin on tarpeen palvelun tai toiminnan suorittamiseksi, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio arkistoidaan pysyvästi.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Turun yliopiston tietosuojavaltuutettu: dpo@utu.fi

Ilmoitusmahdollisuus tietosuojavaltuutetun verkkosivuilla: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Yhteyshenkilö

Ylioppilaskunnan pääsihteeri (tyy-paasihteeri@utu.fi)

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Henkilötietoja voidaan kerätä henkilön suostumuksella millä tahansa välineillä. Kerättyjä tietoja kuitenkin käsitellään, siirretään ja tallennetaan ainoastaan alkuperäistä keräysmenetelmää vastaavilla tai suojatummilla välineillä.